Rào cản lớn nhất khiến giao tiếp kém hiệu quả nằm trong chính bản thân người giao tiếp. Bạn không thể giao tiếp tốt khi bạn thấy mình yếu kém, hoặc khi bạn bị dằn vặt những lỗi lầm, thất bại của mình, những đau khổ trong quá khứ. Đó chính là bức tường cản trở thành công.

Đối với mỗi cá nhân, giao tiếp không chỉ ảnh hưởng đến cuộc sống đời thường mà nó còn quyết định đến hiệu quả làm việc cũng như mức độ thành công trong sự nghiệp của mỗi người. Những người có chuyên môn trung bình nhưng hợp tác với đồng nghiệp, ứng xử linh hoạt sẽ thành công hơn những người chỉ khá về chuyên môn nhưng thiếu tinh thần hợp tác hoặc không biết cách hợp tác.
Giao tiếp tốt là thể hiện một tư duy rõ ràng, sáng sủa, mạch lạc. Dựa vào lời ăn, tiếng nói, người ta đánh giá phẩm chất của con người:“Người thanh, tiếng nói cũng thanh/ Chuông kêu, khẽ đánh bên thành cũng kêu”
Xưa kia, người việt chỉ giao tiếp bó hẹp sau lũy tre làng. Mặc dù không gian giao tiếp rất nhỏ hẹp nhưng được rèn rũa rất cẩn thận. Cha mẹ dạy con từ những điều nhỏ nhất “Ăn trông nồi, ngồi trông hướng” đến những vấn đề như: “Lời chào cao hơn mâm cỗ”, “Nhập gia tùy tục”…Ngày nay, chúng ta giao tiếp trong môi trường quốc tế hóa “Một cây làm chẳng lên non. Ba cây chụm lại nên hòn núi cao”. Ai cũng nhận thức được tầm quan trọng của nó và luôn ý thức là phải tự tin, hòa nhã, thân thiện và lịch sự để hợp tác với mọi người…Nhưng thực tế còn quá nhiều điều cản trở khiến việc giao tiếp của mỗi người chưa thực sự hiệu quả.
Vậy làm thế nào để giao tiếp đạt hiệu quả cao? Đó là câu hỏi đặt ra cho không ít người, đặc biệt là những người làm trong các lĩnh vực văn hóa, giáo dục, truyền thông, ngoại giao, marketing…
Trong bài viết này, tác giả mạo muội được chia sẻ một số Kỹ năng giao tiếp hiệu quả và những nguyên nhân khiến giao tiếp kém hiệu quả. Những chia sẻ này được đúc kết qua qúa trình tác giả được học tập, lĩnh hội từ các khóa học về kỹ năng mềm. Đồng thời cũng được đút rút từ những trải nghiệm thực tế của chính bản thân tác giả. Rất mong được độc giả đón nhận, chia sẻ và đóng góp ý kiến để mỗi chúng ta cùng học tập và nâng cao được kỹ năng giao tiếp – ứng xử trong mọi hoàn cảnh.
Như chúng ta đã biết, giao tiếp là quá trình xác lập và phát triển mối quan hệ, tiếp xúc giữa con người với nhau, nhằm thỏa mãn những nhu cầu nhất định của cả hai bên.
1. Nguyên nhân giao tiếp kém hiệu quả:
Thực tế, trong số 10 người đang nói chuyện với nhau chưa chắc đã có 5 người thực sự đang giao tiếp. Vì vậy mới có chuyện: “Ông nói gà, bà nói vịt”, “tam sao thất bản”, “ông chẳng, bà chuộc”, “người nói chẳng có kẻ nghe”, “nghe một đằng, hiểu một nẻo”, “nói một đằng, làm một nẻo”…
Dưới đây là một số nguyên nhân khiến giao tiếp không thành công:
1.1. Thiếu tự tin:
Rào cản lớn nhất khiến giao tiếp kém hiệu quả nằm trong chính bản thân người giao tiếp. Bạn không thể giao tiếp tốt khi bạn thấy mình yếu kém, hoặc khi bạn bị dằn vặt những lỗi lầm, thất bại của mình, những đau khổ trong quá khứ. Đó chính là bức tường cản trở thành công.
1.2. Thói quen đổ lỗi:
Khi mắc lỗi, ta hay tìm mọi cách để đổ lỗi cho người khác hoặc cho hoàn cảnh. Nguyên nhân sâu xa là vì ta luôn tin là mình đúng, mình tốt.
Khi Hiệu trưởng hỏi 1 Giáo viên: “Tại sao cô đi làm muộn?”, lý do thường là “em hỏng xe”, “bị tắc đường”. Hay một giáo viên không in được tài liệu thì đổ lỗi vì máy in hỏng, không hoàn thành kế hoạch vì cấp trên giao quá nhiều việc.
Thói quen này vô tình được cha mẹ rèn luyện ngay từ khi chúng ta còn nhỏ, ngày bé mỗi lần ngã đau bố mẹ thường dỗ con bằng cách “Đánh chừa cái ghế làm đau con mẹ, hoặc Đánh chừa chị Linh vì làm em ngã”…
Hậu quả của việc đổ lỗi:

Một là: Đánh mất cơ hội phát triển của chính mình: Nếu ta chỉ đi tìm lỗi của người khác thì ta sẽ không sửa lỗi được của chính mình. Và khi ta không sửa được lỗi, không tìm giải pháp cho vấn đề của mình thì ta sẽ không bao giờ giải quyết được vấn đề. Lần sau vấn đề lại tiếp tục nảy sinh ta lại tiếp tục đổ lỗi. Cuối cùng ta biến mình thành “nạn nhân của hoàn cảnh”
Hai là: Mọi người né tránh: Không ai muốn làm việc với một người luôn tìm mọi lý do để giải thích tại sao mình không làm được. Mọi người có thể chấp nhận bạn mắc lỗi một vài lần đầu, nhưng họ không thể chấp nhận một người chuyên đổ lỗi – một “nạn nhân chuyên nghiệp”.
Ba là: Gây hiềm khích, mất đoàn kết: Khi đổ lỗi chắc chắn là xảy ra tranh cãi. Vấn đề sẽ không dừng lại ở công việc mà chuyển sang giải quyết vấn đề cá nhân. Tất cả sẽ tập trung vào việc “bới lông tìm vết”. Người nọ chứng minh người kia sai, kém. Hiềm khích rồi thù hằn cá nhân cũng nảy sinh từ đó.
1.3. Giao tiếp lệch pha:
Không ai giống ai hoàn toàn cho dù có là hai anh chị em sinh đôi. Mỗi người có suy nghĩ, nhìn nhận, hiểu biết, kỹ năng khác nhau. Sự khác nhau là do hoàn cảnh sống, tuổi tác, sự trải nghiệm của mỗi người.
Chẳng hạn: Ông bà, cha mẹ với con cháu thường lệch pha khi trao đổi về cùng một vấn đề. Hoặc người ở thành phố khác với người ở nông thôn; người có trình độ học vấn cao khác với người bình dân; cán bộ quản lý không giống giáo viên; giáo viên dạy Toán không giống với giáo viên dạy Ngữ văn…trong giao tiếp.
Vì vậy, để giao tiếp thành công, tìm được “tiếng nói chung” là vô cùng quan trọng.
1.4. Không biết lắng nghe:
Ông cha ta đã từng nói: “Con người cần ba năm để học nói nhưng cần 30 năm để học lắng nghe”. Quả thật, lắng nghe quan trọng hơn nói, nhưng trong giao tiếp chúng ta thường thích nói nhiều hơn nghe. Ở trường cũng dạy nói, đọc, viết nhiều hơn dạy nghe. Thói quen của chúng ta là chỉ nghe những điều mình thích, mình vui còn không thích nghe những điều “khó nghe”. Thế mới có hiện tượng cướp lời người khác, cắt ngang lời người khác, nói thao thao bất tuyệt mà không để ý đến tâm trạng, thái độ của người nghe. (Chẳng hạn trong giảng dạy, thầy cô giáo cũng thích nói ra rả với học sinh chứ ít kiên nhẫn chờ đợi nghe học sinh giãi bày, thể hiện).
1.5. Truyền tin kém hiệu quả:
Theo thống kê cho thấy, sức mạnh khi ta truyền một thông điệp đi cho người khác thì tỉ lệ ngôn từ (lời nói) chỉ chiếm 7%, giọng nói chiếm 55%, và nhìn thấy (hình ảnh) chiếm 38%. Tuy nhiên trong giao tiếp chúng ta quá chú trọng lời nói mà không quan tâm tới giọng nói và cách nói.
Việc truyền tin kém hiệu quả còn do cùng một lúc truyền đi quá nhiều thông điệp. Tùy từng đối tượng, trình độ và tuổi tác khác nhau, văn hóa khác nhau thì cách ta thể hiện cũng phải khác nhau. (Chẳng hạn với người già thì không nói quá nhanh, với thanh niên thì không nên nói quá chậm hoặc tác phong chậm chạp sẽ gây hiệu ứng không tốt khi giao tiếp với nhau).
1.6. Bất đồng về ngôn ngữ:
Sẽ vô cùng khó khăn và gần như bất lực khi bất đồng ngôn ngữ mà vẫn phải giao tiếp với nhau. Ngôn ngữ là công cụ hữu hiệu nhất để biểu đạt ý tưởng của con người. Khi không còn ngôn ngữ, con người vẫn có thể biểu đạt bằng ánh mắt, cử chỉ (giao tiếp không lời), nhưng những biểu hiện đó rất khó hiểu và dễ bị hiểu lầm. Giao tiếp chắc chắn sẽ không hiệu quả, thậm chí còn nguy hiểm.
1.7. Thời gian giao tiếp không phù hợp:
Ai cũng đã từng bị quấy rầy, khi đó cảm giác thật là khó chịu. Tuy nhiên, mỗi một cá nhân đều có “đồng hồ sinh học” cũng như lịch làm việc và sinh hoạt riêng. Vì vậy, tốt nhất khi giao tiếp nên tìm hiểu trước và tránh những “giờ xấu”
1.8. Định kiến:
Định kiến là mô hình tư duy đóng khung. Định kiến là rào cản cho giao tiếp thành công. Vẫn còn đó nhiều định kiến như: nông dân thì ăn nói cộc cằn, thầy giáo thì ăn nói văn vẻ; nói với thầy giáo, thủ trưởng hay bề trên phải khúm núm, nhún nhường; người miền Trung kiêu ngạo, người miền Bắc ăn nói lòng vòng, người miền Nam vô tư, cởi mở; mẹ chồng thì khó tính, mẹ kế thì độc ác, công an thì thô lỗ…
Trên đây là một số nguyên nhân khiến cho giao tiếp không thành công. Vì vậy muốn giao tiếp đạt hiệu quả cần quan tâm và trả lời 6 câu hỏi sau (nguyên tắc giao tiếp theo mô hình 5W1H):
– WHO: (Giao tiếp với ai?)
– WHAT: (Giao tiếp về nội dung gì?)
– WHERE: (Giao tiếp ở đâu?)
– WHEN: (Giao tiếp khi nào?)
– WHAT FOR: (Mục đích giao tiếp)
– HOW: (Giao tiếp bằng cách nào?)
2. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả:
2.1. Nguyên tắc giao tiếp và ứng xử thành công:
Nguyên tắc “Hai bên cùng có lợi”: Trong giao tiếp, ai cũng muốn đạt được một hay vài lợi ích khác nhau. Lợi ích có thể là vật chất, có thể là tinh thần. Khi lợi ích không đạt được người ta không muốn giao tiếp nữa.
Khi không đạt được những điều mong muốn, người ta có những phản ứng khác nhau như: (bực tức, buồn bã, chán nản, mất long tin, tỏ thái độ bất hợp tác thậm chí chửi bới, lăng nhục…). Những phản ứng này không có lợi cho 2 phía. Chính vì vậy, một nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp là: phải cố gắng đảm bảo sự hài hòa về lợi ích của hai bên tham gia giao tiếp.
Nguyên tắc bình đẳng trong giao tiếp: Để giải quyết tốt vấn đề này thì cách thức tốt nhất là cần thực hiện nguyên tắc “mọi người đều quan trọng” nghĩa là mọi đối tượng giao tiếp đều phải được tôn trọng và đối xử tốt.
Nguyên tắc tôn trọng các giá trị văn hóa: Giá trị văn hóa là một phạm trù rộng lớn; ở góc độ nguyên tắc giao tiếp phải tôn trọng giá trị văn hóa, chúng ta ứng xử giao tiếp phải mang tính dân tộc và phản ánh truyền thống tốt đẹp của người Việt Nam như: tác phong, thái độ cởi mở, tế nhị và chu đáo, hiếu khách (tôn trọng), lịch sự và nghiêm túc, không kỳ thị phân biệt vùng miền, tôn giáo, tín ngưỡng, dân tộc, tránh đụng chạm đến các vấn đề nhạy cảm của người đang tham gia giao tiếp với mình.
2.2. Bí quyết thành công trong giao tiếp:
Tự điều chỉnh mình trước khi điều chỉnh người khác: Thông thường ta thích khuyên bảo người khác làm như thế này thế kia nhưng chính chúng ta lại không làm được. Ta khuyên người khác nhưng cho mình quyền không phải làm. Cha mẹ nói tục chửi bậy nhưng lại rất khó chịu và tức giận khi con đánh nhau, chửi bậy; Lãnh đạo thường xuyên đến cơ quan muộn nhưng rất khó chịu khi nhân viên đi làm muộn, nên không thể bắt nhân viên đến đúng giờ. Vậy muốn giúp người khác thay đổi thì hãy làm gương. Người xưa dạy muốn thành công thì hãy “Khắc kỷ dung nhân”
Lấy cái “Tâm” làm nền tảng: Người Việt Nam với nền văn hóa lúa nước đặc trưng, sống phụ thuộc lẫn nhau và rất coi trọng việc giữ gìn các mối quan hệ tốt với mọi thành viên trong cộng đồng, đó chính là nguyên nhân dẫn đến việc coi trọng giao tiếp. Sự giao tiếp tạo ra quan hệ: “Dao năng liếc thì sắc, người năng chào thì quen” và củng cố tình thân: “Áo năng may năng mới, người năng tới năng thân”. Năng lực giao tiếp được người Việt Nam xem là tiêu chuẩn hàng đầu để đánh giá con người: “Vàng thì thử lửa, thử than – Chuông kêu thử tiếng, người ngoan thử lời”.
Bí quyết xây dựng sự tự tin:
– Tìm cách khác biệt để tạo nên sự đặc biệt: Mỗi người đều có thế mạnh riêng, vẻ đẹp và nét đáng yêu riêng. Cách tốt nhất để giao tiếp tốt là hãy tìm ra thế mạnh và phát huy. Với điểm mạnh của người khác ta có thể tham khảo và học hỏi thêm. Nhưng nếu ta nhìn ra bên ngoài quá nhiều sẽ lãng phí nguồn lực của chính chúng ta mà học theo người khác thì nhiều khi trở thành lố bịch.
– Xác định điểm mạnh, điểm yếu của bản thân: Mỗi người hãy tự lấy giấy bút để vẽ cho mình một đồ thị về quá trình thành công và thất bại của mình, bắt đầu từ ngày chúng ta đi học đến thời điểm hiện tại. Từ đó, chúng ta sẽ khám phá ra điểm mạnh và điểm yếu của mình, các quy luật phát triển của chính mình.
– Lập kế hoạch và hành động: Bạn đã xây dựng cho mình một bức tranh. Sự khác nhau giữa lý tưởng và ảo tưởng, giữa ước mơ và mơ mộng chính là ở hành động. Khi hành động bạn hãy lưu ý chúng ta không thể giải quyết vấn đề mới theo chuẩn mực cũ, bằng cách cũ với những công cụ cũ. Bắt buộc bạn phải thay đổi.
2.3. Hãy trình bày ngắn gọn nhưng hợp tình, hợp lý:
Nói ngắn gọn quá là nói “cộc lốc”, không phù hợp với văn hóa Việt. Bởi người Việt thường có cách nói rào đón, vòng vo, ướm lời trước khi đi thẳng vào vấn đề. Hãy tôn trọng điều này khi giao tiếp với người Vệt. Trước khi vào câu chuyện với ai đó chúng ta thường “chào” và “hỏi” (khác với người phương Tây)
Giao tiếp ưa tế nhị, ý tứ là sản phẩm của lối sống trọng tình và lối tư duy coi trọng các mối quan hệ (tư duy biện chứng). Nó tạo nên một thói quen đắn đo, cân nhắc kỹ càng trước khi nói năng: “Ăn có nhai, nói có nghĩ”; “Chó ba quanh mới nằm, người ba năm mới nói”; “Biết thì thưa thớt, không biết thì dựa cột mà nghe”; “Người khôn ăn nói nửa chừng, để cho kẻ dại nửa mừng nửa lo”…Và cũng chính vì sự đắn đo cân nhắc này khiến cho người Việt Nam có nhược điểm thiếu tính quyết đoán. Để tránh phải quyết đoán và đồng thời để không làm mất lòng ai, để giữ được sự hòa thuận cần thiết, người Việt Nam rất hay cười. Nụ cười là một phần quan trọng trong thói quen giao tiếp của người Việt, có thể gặp nụ cười Việt Nam vào cả những lúc ít chờ đợi nhất.

Cùng Danh Mục

Liên Quan Khác

• Nghệ thuật giao tiếp để thành công nếu xóa bỏ những định kiến này
• Những định kiến nào đã làm rào cản người lớn chinh phục tiếng Anh