Trong trường hợp này, người trưởng nhóm đó là người thực hiện tất cả công việc ước lượng này từ đầu. Cậu ta chỉ sử dụng kinh nghiệm cá nhân mình, ước lượng nó, tự đánh giá các trường hợp có thể xảy ra, và tất nhiên là không trao đổi với 3 người kia. Khi cậu ta phân tích và giao việc cho team chạy thì thường là kiểu như sau (cuối buổi họp mình thấy nói câu này):

Bốn năm trước mình có tham dự 1 buổi họp (dự khán để tham khảo và học hỏi kinh nghiệm) về 1 dự án CMS (WordPress). Đây là 1 dự án nhỏ gồm 4 người thực hiện: 3 lập trình web (developer) và 1 người trưởng nhóm (kiêm luôn kỹ thuật và lên kế hoạch cho dự án). Bên dưới là vài chi tiết thú vị mình còn nhớ tới bây giờ.

Trưởng nhóm
– Lại trễ nữa rồi! Tụi mình lần này lại không làm kịp thời gian đưa ra. Sắp tới ngày gặp thằng Peter (khách hàng) giờ làm sao đây? Bây giờ nếu tiếp tục làm vậy thì không ổn nữa.
Một bạn trả lời
– Nếu mình đã trễ, và nếu cứ tiếp tục trễ thế này thì vấn đề cốt lõi chắc là do chúng ta chưa đủ kinh nghiệm trong việc đưa ra ước lượng và dự đoán của mình ngay từ ban đầu….
Trong trường hợp này, người trưởng nhóm đó là người thực hiện tất cả công việc ước lượng này từ đầu. Cậu ta chỉ sử dụng kinh nghiệm cá nhân mình, ước lượng nó, tự đánh giá các trường hợp có thể xảy ra, và tất nhiên là không trao đổi với 3 người kia. Khi cậu ta phân tích và giao việc cho team chạy thì thường là kiểu như sau (cuối buổi họp mình thấy nói câu này):

– OK, đây là việc phải làm, và anh cần em hoàn tất nó trong X ngày.

Tất nhiên hiện tại (4 năm sau) thì cách làm việc này vẫn còn tồn tại ở nhiều nơi – rất là khó bỏ – do chúng ta vẫn chưa có cách nhìn nhận đúng về ước lượng dự án, điều không chỉ của riêng ai. Chắc chắn chúng ta đi làm đều không thoải mái đón nhận cách giao tiếp về công việc như thế, nhưng vấn đề cốt lõi ở đây còn hơn thế: cách này không mang lại chút gì hiệu quả (chí ít là cảm giác trong đầu). Có một sự thật mà nhiều người chưa nhận ra: hầu hết đa số trong chúng ta sẽ khó có thể đưa ra sự ước lượng và dự đoán chính xác được. Cách duy nhất có thể đó là tránh làm việc này một mình và nên trao đổi ý kiến với nhiều thành viên khác. *

Tại sao Ước lượng mức độ công việc luôn là một việc khó nhằn

“Nước đến chân mới nhảy” là vấn đề thường xảy ra khi bạn đối diện với tình huống kiểu “Sai-lầm-từ-trong-trứng”. Đây là xu hướng đánh giá không đúng lượng thời gian cần để hoàn thành một công việc nào đó. Xu hướng này thực ra xuất phát từ chính định kiến của con người (hay bản thân chúng ta): nó gọi là định kiến lạc quan (Optimism Bias). Đây là xu hướng lạc quan quá mức về kết quả của những việc mà mình đã lên kế hoạch. Ở chừng mực nào đó chúng ta hay bắt gặp những câu nói kiểu “lạc quan tếu”, nó cũng tượng trưng cho sự dẫn giải này của mình.

Planning Poker

Chúng ta thường ước lượng thời gian cho công việc dựa trên những kinh nghiệm trong quá khứ. Chính vì vậy, chúng ta dễ ước lượng thiếu thời gian với việc chưa từng làm (thú vị chứ :D). Ví dụ nếu được hỏi, bao lâu để thiết kế xong trang thống kê cho 3 đối tượng người dùng, chúng ta sẽ ước lượng thời gian ít hơn chúng ta cần. Nguyên nhân vì chúng ta chưa có kinh nghiệm nhưng lại trả lời với một sự lạc quan cố hữu . Hơn nữa, chúng ta sẽ tự viện dẫn những bằng chứng thành công trước đó (mất 2 ngày hoàn thành 1 tính năng, mất 4 ngày để kiểm tra tính năng nào đó) để tự đưa ra nhận định như trên.

Một trường hợp khác chúng ta sẽ thấy đó là lối tư duy theo kiểu “mong ước suông” (wishful thinking). Tư duy này hoàn toàn trái ngược với những bạn có tư duy theo kiểu Critical Thinking (đây là hình thái cao cấp của hoạt động tư duy khi tiếp cận một vấn đề). Những bạn này sẽ có xu hướng nghĩ về những gì mình muốn xảy ra , chứ không phải những vấn đề có thể xảy ra.

Con đường dẫn đến hiểu biết trước hết là thừa nhận sự không hiểu biết của mình.
Socrates
Để khắc phục việc này, bạn hãy luôn nghĩ rằng: Bạn sẽ luôn mất nhiều thời gian hơn mong đợi…Ngược với định kiến lạc quan thì còn có Bi quan với hiện thực (Realistic pessimism) là hiện tượng một người bi quan quá mức với về thời gian hoàn thành công việc, họ luôn cảm thấy không đủ thời gian. Hiện tượng này đi làm thì thỉnh thoảng mình có gặp, nhưng không biết xuất phát từ chính bản thân với định kiến đó, hay đơn giản chỉ là cách để chúng ta giảm khối lượng công việc của mình xuống.

Tạm kết chỗ này như sau:

Nếu người trưởng nhóm hoặc quản lý muốn thực hiện công việc ước lượng và tính toán này, bản thân anh/chị ấy sẽ có xu hướng đưa ra mục tiêu khó có thể đạt được (ở chừng mực nào đó). Lý do là do tâm lý chúng ta muốn họ làm việc nhanh hơn, muốn “dí” họ theo cách đó. Chúng ta muốn công việc nhanh nhất có thể.
Nếu các thành viên nhóm thực hiện việc này riêng rẽ, họ sẽ có xu hướng (thực ra là sự tự xấu hổ trong tâm tưởng – khoa học có nghiên cứu ) tự gán nhiều thời gian cho công việc của mình. Họ sợ đưa ra các dự đoán mang tính bi quan cho việc của mình, họ sợ quản lý sẽ bắt gặp hình tượng lười biếng hoặc thiếu hiệu quả ở thời điểm nào đó.
Như vậy, rõ ràng là chúng ta nên tham gia chung với nhau trong việc đưa ra sự đánh giá của cá nhân, càng nhiều càng tốt. Đó là hình thái tư duy Critical Thinking của nhóm.

Khái niệm Planning Poker

Không biết nên dịch thế nào, nhưng cứ giữ nguyên thuật ngữ cho đúng tính chất công việc. Nôm na Planning Poker là 1 phương pháp (trong rất nhiều phương pháp) để đưa ra đánh giá và ước lượng khối lượng công việc: tất cả thành viên đều tham gia vào việc đánh giá này. Mỗi người sẽ có trong tay 1 bộ bài gồm nhiều thẻ. Trên mỗi thẻ bài sẽ ghi 1 con số cụ thể – Con số này thể hiện sự nỗ lực của cá nhân đó trong việc thực hiện 1 việc nào đó. Đối với mỗi tính năng được đưa ra, mỗi người sẽ tự chọn cho mình 1 thẻ (con số cụ thể). Cuối cùng, tất cả mọi người sẽ cùng đưa ra thẻ bài của mình, trao đổi và thống nhất với nhau con số cuối cùng.

Thực tế chứng minh việc sử dụng thẻ bài này chưa được áp dụng theo cách tốt nhất. Chúng ta hầu như bỏ qua bước này và sử dụng Tool để nhập số điểm cần thiết của mình vào tính năng cần làm.
Tui nói
Mục tiêu duy nhất của Planning Poker là hướng tới Sự đồng thuận (mình thì thích từ Sự đồng lòng hơn). Tất cả thành viên trong nhóm đồng thuận với nhau về 1 con số/tính năng sau khi đã thảo luận và quan trọng hơn là hiểu được quan điểm của đồng nghiệp trong nhóm. Đối với mình thì có 2 lý do chính cho việc áp dụng phương pháp này:

Một người khi đưa ra sự ước lượng của mình thì sẽ không bị ảnh hưởng bởi người khác. Bởi vì những người còn lại cũng đang làm việc tương tự, độc lập lẫn nhau.
Một khi điểm số ước lượng được đưa ra, một vài thành viên sẽ tự động điều chỉnh lại điểm số của mình, đặc biệt là các trường hợp điểm quá thấp hoặc quá lớn.
Thỉnh thoảng mình gọi nó là trò chơi Planning Poker (cho đỡ căng thẳng). Trò này bắt nguồn từ dãy số Fibonacci (0.5, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40…)

Cùng Danh Mục

Liên Quan Khác

• Đâu là phương pháp giúp phái nữ vượt qua định kiến nơi công sở
• Doanh Nghiệp Trẻ Thất Bại chính là vì Những Định Kiến Tâm Lý sau
• Làm sao Để thoát khỏi định kiến với những người giàu